Как правильно написать коммерческое письмо клиенту

24 августа 2011
article234.jpg

 Я получил по почте сотни коммерческих предложений, и все они были разными. Введение, прилагаемые материалы, «мы с Вами встречались», «в продолжение презентации», «сопровождение», «вот информация, которую Вы просили», «благодарю за заказ» — идею Вы поняли. Большинство писем преследует какую-то конкретную цель. Большинство не слишком хороши, не вдохновляют. 

Умение начертать правильные слова на обращенной к потенциальному покупателю бумаге является неотъемлемой частью торгового процесса, потому что при прочтении этих слов у клиента складывается соответствующее представление о Вас и Вашей компании.
Вот как это работает. Если Вы напишете отличное письмо, Вас посчитают отличным человеком. Если Вы напишете креативное письмо, Вас посчитают креативным человеком. Если Вы напишете тупое письмо...
Некоторым продавцам эпистолярный жанр дается с трудом. Не потому, что они не умеют писать, а потому что не знают правил письма.
Вот несколько правил и рекомендаций, способных превратить Ваши коммерческие предложения в коммерческие успехи:
1. В первом же предложении сформулируйте цель или задачу письма, сразу приступайте к делу. Можно даже вынести цель в заголовок.
2. Пишите короткими абзацами, чтобы подчеркнуть свои мысли.
3. Редактируйте, редактируйте, редактируйте. Вычеркивайте все слова, не относящиеся к цели или задаче коммуникации.
4. Письмо должно быть коротким. Одна страница, три абзаца. Чем письмо короче, тем больше шансов, что оно будет прочитано и понято.
5. Получателя не должно тошнить от Вашего письма. Оно должно быть легко усваиваемо. Избегайте тяжеловесных конструкций. Половину прилагательных, половину предложных групп и большинство наречий можно выбросить. Обращайте внимание на количество запятых в предложении: от сложных фраз в большинстве случаев лучше отказаться: 
• Чтобы письмо не было монотонным, используйте маркированные списки.
• Письмо должно быть графически легким для чтения.
• С помощью маркеров письмо можно сделать внешне (и содержательно) более коротким и привлекательным.
• С помощью маркеров можно акцентировать наиболее важные моменты.
• Делайте отступы перед маркерами и после них.
6. Не пишите «благодарю Вас за возможность», лучше сказать «мы с гордостью предлагаем».
7. Не выделяйте жирно свое имя: выделяйте то, что важно для клиента. Ваше имя — одно из наименее значимых слов в письме.
8. Письмо не должно звучать шаблонно.
9. Не слишком нахваливайте свой товар. Лучше пишите о следующем этапе торгового цикла, старайтесь вызвать доверие и взаимопонимание. Не используйте письмо в качестве презентационного доклада, а используйте в качестве торгового инструмента.
10. Сделайте нечто неординарное, неожиданное. Приложите к письму статью или что-либо, имеющее отношение к бизнесу покупателя, или просто хорошую карикатуру. Это «нечто» должно показать получателю, что Вы в своем обслуживании и коммуникациях выходите за рамки обычного.
11. Индивидуализируйте письмо. Упомяните спорт, детей, какое-нибудь событие.
12. Зафиксируйте следующий контакт, его дату и время.
13. Старайтесь писать от руки.
14. Вычеркните все слова, заканчивающиеся на «но».
15. Избегайте превосходных степеней с окончанием «ший».
16. Избегайте оборота «в отличие от».
17. Никогда не пишите «еще раз спасибо». В повторной благодарности нет необходимости. Один раз — достаточно, два — уже раболепство.
18. Не делайте орфографических ошибок.
19. Приведите пример или схожую ситуацию, с которой существующий или потенциальный покупатель сможет провести параллель.
20. Выделяйте жирно места, на которые хотите обратить внимание получателя, но только если Вы в них абсолютно уверены.
21. Попросите дать Вам ответ.
22. Используйте приятную, ни о чем не просящую, профессиональную концовку типа: «Спасибо, что уделили мне время и внимание. Я позвоню Вам во вторник».
23. В качестве подписи указывайте только имя, без фамилии и отчества. В некоторых случаях это недопустимо, когда речь идет о соглашении или ином формальном документе, где требуются официальные подписи сторон, но такие случаи — редкость.
24. Искренне ваш (я серьезно) Андрей.
P.S. Если Вы хотите что-либо сказать или попросить дважды, воспользуйтесь постскриптумом.
Трудное правило. Напишите письмо, дайте ему денек отлежаться, затем перечитайте. Как впечатление? Если письмо оставляет впечатление дешевки, пустышки, лучше его переписать.
Более трудное правило. Попросите грамотного и беспристрастного человека покритиковать Ваше письмо. Умейте принимать критику, пользуйтесь ею как средством обучения.
Самое трудное правило. Спросите себя, чем Ваше письмо будет отличаться от писем конкурентов. Представьте, что от оригинальности Вашего сопроводительного письма зависит, состоится сделка или нет. Ну как, сможете еще что-то продать? Вот-вот.
Зная правила и применяя их на практике, Вы научитесь писать эффективные письма. Эффективные письма влекут за собой доверие и взаимопонимание клиента. Доверие и взаимопонимание клиента влекут за собой покупки.
 

Полезная статья:

Как заработать миллион

 
Советуем прочитать:
Рейтинг: 0 Голосов: 0 5955 просмотров
Вещий # 16 октября 2012 в 02:28 0
Добрый день. Прошу прощения за беспокойство и возможные повторы. Какое это великое счастье — ЖИТЬ, Существовать в мире, дышать, видеть небо, воду, солнце! (И. Бунин) Вот проблема. ВАШЕ мнение и как быть? ВЗРЫВ всегда СТИХИЯ. Цена СТИХИИ Большого Взрыва — Термоядерный ХОЛОКОСТ Мира. "Некому будет судить", — это чудовищный ЦИНИЗМ Отца атомной бомбы Оппенгеймера, признание им ГИБЕЛИ Всех Людей от ЯДЕРНОГО маразма, под стать и его ПАЛАЧЕСКИЙ морализм: "Я — СМЕРТЬ, великий разрушитель Миров, несущий ГИБЕЛЬ всему Живому". Видимо, ГОРДЫНЯ ума ядерщиков подавила инстинкт самосохранения, УБИЛА совесть. Вот и фатально безответственные ОТЦЫ Большого Взрыва рискуют КРЕМАЦИЕЙ Планеты. Нет ПОНАРОШКУ Большого Взрыва, его ВСПЫШКА и НАШ Мир - ИСЧЕЗНЕТ. РАЗУМ! Где ты? Уму непостижимо! Ядерщики ДОПУСКАЮТ риск Термоядерной КАЗНИ Человечества, а Вы? Судите Сами. Вероятность ЖИЗНИ ничтожна (~10^-800), значит и такой риск РЕАЛЕН. РИСК собой — дело личное, РИСК Термоядерного ИСПЕПЕЛЕНИЯ Землян — ПРЕСТУПЛЕНИЕ. Не атом, УЖАСЕН наш пофигизм: ЖЕРТВЫ Хиросимы, Нагасаки, АЭС Чернобыля, Японии. Игнорируя оппонентов и УГРОЗЫ 96% ТЕМНОЙ энергии и материи от всего Мироздания (всех звезд и Земли осталось 4%), ЯДЕРЩИКИ Большого адронного коллайдера ЦЕРНа и др. творят ТЕРМОЯДЕРНОЕ безумие: БОЛЬШОЙ ВЗРЫВ Земли (ОАЗИС Жизни Вселенной). Ау! Вселенная! МЫ одни. Похоже, Коллайдерно-Термоядерные игры выжгли иные Миры. Выходит, чем вероятней Жизнь, тем верней Наше НЕБЫТИЕ от Коллайдерной АГРЕССИИ. Теватрон США шокировал: струи частиц ТЬМЫ вырвались НАРУЖУ, потрясли аномалией. ЧЕРНЫЕ Дыры? Страпельки? Монополи? Аннигиляцию? БОЛЬШОЙ Взрыв? Какой Катаклизм РАЗВЕРЗНУТ ради "Нобелевки" ШЕФЫ коллайдеров ТЕРМОЯДЕРНОЙ провокацией 96% ТЬМЫ? Никакая наука не стоит Землеубийства. Показательны ПРОВАЛЫ защиты безопасности: системы "от дурака" в ядерной энергетике и аварийная булочка — мера риска ЦЕРН. Не одними коллайдерами движима Наука Мироздания. Следует, оградив ядерщиков от ПРЕСТУПНОГО риска, развить НЕОПАСНЫЙ поиск Истины, изучая всеобъемлющий Космос. ФАНАТИКИ Большого Взрыва РИСКУЮТ Главным Правом Народов Мира — Правом на ЖИЗНЬ. Дабы отвратить Коллайдерно-Термоядерную ЛИКВИДАЦИЮ всех НАС — ПРОТЕСТУЙТЕ Люди! Спросите себя: "Если не Я, то кто?" ПРОТЕСТУЙТЕ! Проявив волю, одолевая апатию, свершите ПОСТУПОК, разошлите СВОЙ или этот ТЕКСТ и возобладает Торжество ЖИЗНИ! P.S. Пожалуйста, рассылайте, уже остановлен навсегда опасный коллайдер США Теватрон. Не опоздать бы!

Для просмотра данного элемента установите Flash Player